ELECTRONIC FILING & DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

When:
21 October 2014 all-day
2014-10-21T00:00:00+07:00
2014-10-22T00:00:00+07:00
Where:
Financial Club
Jl. Jendral Sudirman Kav 58 Senayan Kebayoran Baru Jakarta Selatan DKI Jakarta (021) 2505090
Contact:
Karina/Geri/Keri/Rika
021 7209729

ELECTRONIC FILING & DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

 Sudah optimalkah konvensional filing yang ada di perusahaan Anda?

 Apakah perusahaan Anda sudah membuat electronic filing yang efisien, dalam mengelola arsip dan dokumen yang ada?

 Apakah penerapan filing system dalam perusahaan Anda sudah optimal, mudah ditemukan yang berkepentingan setiap saat diperlukan?

 Bagaimana mengorganisasikan semua arsip dan dokumen agar efektif, efisien, optimal dan dapat diakses dengan cepat dari mana saja, oleh siapa saja dan kapan saja?

Dokumen & arsip fisik yang telah ada saat ini, hanyalah sebagian kecil dari khazanah pengetahuan yang dimiliki perusahaan. Setelah suatu dokumen dianggap final, kita & para pengguna dokumen perlu mengetahui dokumen apa saja yang dianggap vital, penting & berguna. eFiling memudahkan proses review & edit dari beragam dokumen, serta memberikan Business Intelligence Information yang tidak hanya tepat, tetapi juga mudah dimengerti & ditindak-lanjuti.

Beberapa manfaat langsung eFiling:

  1. Mengurangi penggunaan formulir kertas & memastikan kelengkapan pengisian checklist & workflow.
  2. Mempermudah akses ke khazanah (central file) untuk menampilkan mockup, draft, process flowcharts, sketch, memo voice & video, arsip, rekaman, pengetahuan tertulis, Quality Manual, Standard Operating Procedures, Work Instruction.
  3. Mempermudah kerjasama (kolaborasi) antar pengguna yang tersebar di berbagai lokasi (pekerja kantor, lapangan, site dlsb) untuk mengubah & memperbaharui kurikulum, modul, bahan bacaan, kuis & ujian secara on-line.
  4. Mempermudah pengorganisasian pekerjaan individu maupun kelompok (memantau jadwal, target & hasil, baik di dalam kantor maupun di luar kantor; mengikuti rapat online; menyelesaikan to-do list, mengorganisir notes & koleksi multimedia, memberikan tugas maupun menetapkan reminders (di mana saja, kapan saja).

Apa yang Anda Peroleh Setelah Mengikuti Pelatihan Ini?

  1. Terampil menyusun serta mensosialisasikan kebijakan kearsipan elektronik (eFiling).
  2. Terampil menyusun prosedur pembuatan, review, edit, publikasi dokumen elektronik.
  3. Terampil menyusun kebijakan penyimpanan, pengkodean, indeks & lokasi arsip elektronik serta menjelaskan dengan gamblang kepada karyawan, terutama kepada para profesional (insinyur, dll), sehingga mereka dapat menerima sosialisasi eFilling secara bijaksana.
  4. Terampil menjabarkan hasil audit eFiling & menyusun langkah tindak lanjutnya.
  5. Paham tujuan, lingkup, tanggung jawab, aktifitas, proses & kompetensi yang harus dimiliki pengelola arsip profesional, baik arsip fisik maupun elektronik.
  6. Paham seluk beluk manajemen dokumen & arsip.

 Siapa yang Harus Ikut Pelatihan Ini?

IT, Sekretaris,  Pimpinan Proyek, Office Manager, Office Administration.

 Apa yang dipelajari dalam Pelatihan Ini?

Sesi I Implementasi Pembenahan Arsip Fisik Menuju Electronic Filing & Document Management System yang Modern
Sesi II Implementasi Migrasi ke Efilling
Sesi III Quick Win 1
Sesi IV Quick Win 2

 Detail Sesi:

Sesi I     –      Implementasi Pembenahan Arsip Fisik Menuju Electronic Filling & Document

                     Management System yang Modern

  • Memahami kategori & klasifikasi dokumen.
  • Memahami indeks & kode arsip.
  • Memahami hak akses (public & non-public), map of location & PiC.
  • Membahas peluang implementasi Barcoding, RFID & GIS dalam sistem arsip fisik.
  • Membahas penyusutan dokumen secara bertahap.
  • TIPS & TRICKS: membahas pemakaian filing cabinet dengan baik & benar.
  • TIPS & TRICKS: membahas indeks, klasifikasi, kode & PiC, lokasi & akses.
  • TIPS & TRICKS: membahas contoh produk penyimpanan (compacto & pronto).
  • TIPS & TRICKS: membahas contoh produk penyusutan arsip (ideal).

 Sesi   II  –      Implementasi Migrasi ke Efilling

  • Memahami alat bantu Self-Audit & 5S/5R Patrol: Daftar Induk Dokumen, Daftar Tipe Dokumen, Daftar PiC, Daftar Lokasi Penyimpanan.
  • Membahas implementasi elektronik dari indeks, klasifikasi, kode & PiC, lokasi & akses.
  • ViDEO: Attribute linking, Reference File Management, Sending Links Not Documents, Version Control.
  • SIMULASI: membahas kasus implementasi eFDM secara step-by-step.
  • SIMULASI: menerapkan prinsip sistem arsip elektronik dengan Excel, eFiling & DMS.
  • TIPS & TRICKS: menggunakan Self-Audit & 5S/5R Patrol: Daftar Induk Dokumen, Daftar Tipe Dokumen, Daftar PiC, Daftar Lokasi Penyimpanan.
  • TIPS & TRICKS: membahas produk konversi: high-speed scanner (DR), kamera, handycam.

 Modul V –    Quick Win 1

  • Membahas konsep pencarian menurut keyword & metadata.
  • Meningkatkan komunikasi & membangun trust dengan peningkatan interaksi antar user & lintas komunitas.
  • VIDEO: Content Searching, Knowledge Groups, eTransmittals, GoogleDocs, Google Calendar.
  • TIPS & TRICKS: membahas teknik Social Media untuk meningkatkan interaksi.

Modul VI – Quick Win 2

  • Memahami sistem otentikasi: konvensional, watermark, digital signature.
  • Membahas kemudahan pengecekan serta ketelitian tinggi dalam modul Optical Character Recognition untuk mendeteksi perubahan & pemalsuan.
  • Membahas penyelarasan proses kerja dengan workflow & sistem otorisasi elektronik
  • VIDEO: Project Wizard, Workflow, RImage (Replicator, Duplicator, Protector).
  • TIPS & TRICKS: menjaring informasi dengan on-line survey.

 

Leave a Reply